Văn hoá doanh nghiệp

1. Ý thức, tác phong làm việc của nhân viên:

– Về ý thức làm việc:

▶ Làm hết việc chứ không làm hết giờ, tận tâm, trách nhiệm với công việc, chủ động đưa ra giải pháp để hoàn thành tốt công việc chứ không chỉ đưa ra lý do.

▶ Văn hóa đúng giờ: không đi làm trễ giờ, đến đúng giờ trong các cuộc họp, các lễ kỷ niệm. 

▶ Tuân thủ quy định, quy trình thực hiện công việc, không vì lý do cá nhân làm ách tắc đến hệ thống, ảnh hưởng kết quả công việc.

▶ Thái độ làm việc nghiêm túc, sử dụng thời gian làm việc hợp lý, hiệu quả, không sử dụng thời gian làm

việc để làm việc cá nhân, riêng tư.

▶ Phối hợp, hỗ trợ các đồng nghiệp một cách hiệu quả.

▶ Chủ động học tập để nâng cao hiểu biết, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

▶ Vào cuối mỗi ngày hãy viết ra 5 thứ quan trọng nhất cần làm vào ngày hôm sau.

“Biết tổ chức công việc hợp lý. Có thể tiến chậm, nhưng đừng bao giờ lùi bước”

– Về tác phong:

▶ Thể hiện giao tiếp lịch sự, văn hóa, thái độ vui vẻ với đồng nghiệp, có trách nhiệm với công việc.

▶ Tác phong làm việc nhanh nhẹn, năng động, thái độ làm việc tích cực, không đùn đẩy trách nhiệm, không né tránh công việc. Chủ động tự giác trong công việc.

2. Xây dựng môi trường, nếp sống văn hóa trong công ty:
– Xây dựng môi trường làm việc sạch, đẹp, an toàn.

▶ Nên sắp xếp văn phòng, nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch đẹp. Giữ vệ sinh nơi làm việc và khu vực chung. 

▶ Trong giờ làm việc nên đi lại, nói năng nhẹ nhàng, không ồn ào, vừa đi vừa gọi vừa nói làm ảnh hưởng tới hoạt động của cá nhân, bộ phận khác.

▶ Mỗi cá nhân đều có ý thức bảo vệ giữ gìn tài sản, trang thiết bị của công ty như của chính mình, thấy có dấu hiệu hỏng hóc thông báo ngay cho phòng hành chính.

– Xây dựng nếp sống kỷ cương, kỷ luật:

▶ Thực hiện tốt nội quy, kỷ luật của công ty

▶ Xây dựng ý thức tiết kiệm trong các hoạt động của công ty.

▶ Không ăn uống trong giờ làm việc, tại nơi làm việc.

▶ Không hút thuốc lá trong phòng làm việc, khi hút thuốc lá phải ra khu vực ban công, hành lang không làm ảnh hưởng tới người khác.

– Trang phục khi đi làm:

Nên: Mặc đồng phục theo quy định, trang phục vừa vặn, mầu sắc nhã nhặn, phong cách công sở.

Không nên: Váy quá ngắn, quá mỏng, trang phục hở hang, nhàu nhĩ, cẩu thả…

3. Tiếp nhân, phản hồi và sự phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc.

– Tiếp nhận thông tin liên quan đến công việc tùy mực độ Gấp của thông tin để lựa chọn thời điểm phù hợp nhưng không quá 24h kể từ khi nhận thông tin.

– Khi nhận thông tin dù là trực tiếp, SMS hay Email, Zalo… nên có những phản hồi mang tính xác nhận để người gửi biết thông tin họ truyển tải đã được tiếp nhận. Đặc biệt với những SMS, Email công việc liên quan trực tiếp tới cá nhân mình thì nên phản hồi thông tin cho người gửi.

– Khi tương tác công việc, luôn đề cao nguyên tắc “tôn trọng, thiện chí hợp tác” và nên phối hợp để xử lý công việc đến cùng, không đùn đẩy trách nhiệm, sợ trách nhiệm, né việc.

– Không nên hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ bị như ép buộc, bức xúc, làm cho xong.

– Khi bạn cần sự tương tác hỗ trợ từ các cá nhân, phòng ban khác, nên có một lời đề nghị tế nhị, hãy bắt đầu bằng những từ dễ nghe như “giúp tôi”, “hỗ trợ tôi” không nên dùng những câu mệnh lệnh, người nghe sẽ thấy phản cảm và đôi khi bạn sẽ không đạt được điều mình muốn.

– Tất nhiên, khi nhận được những lời đề nghị giống như “hộ tôi”, “giúp tôi”, “hỗ trợ tôi” thì bạn cũng nên tư duy rằng: nó có liên quan đến công việc của mình, hoặc thậm chí không liên quan nhưng mình có khả năng để hỗ trợ thì hãy hỗ trợ đồng nghiệp hết khả năng có thể. “Nếu bạn đối tốt với mọi người, 90% họ cũng sẽ đối tốt lại với bạn”. 

4. Vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức.

▶ Mỗi cá nhân đều là một mắt xích tạo nên sự vận hành trơn tru của công ty, khi gia nhập HYPO bạn hãy luôn chắc chắn mình là một mắt xích khỏe mạnh và gắn kết.

▶ Đề cao các giá trị: “Chất lượng – Hài lòng của khách hàng – Sáng tạo – Độc Đáo – Chuyên nghiệp” trong mọi hoạt động của từng cá nhân.

▶ Công ty có phân định rõ nhiệm vụ, chức năng từng cá nhân, đội nhóm. Hãy hiểu rõ mô tả công việc, vai trò và trách nhiệm mình, của đồng nghiệp để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ. 

▶ Làm việc theo kế hoạch & mục tiêu cụ thể.

▶ Lên kế hoạch và chuẩn bị chu đáo mọi việc là một quá trình quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. “Nếu cho tôi 6 giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành 4 tiếng để mài rìu”.

▶ Hãy làm mới mình và vượt lên chính mình mỗi ngày. Thành công chính là tập hợp của những nỗ lực nhỏ nhưng được thực hiện đều đặn mỗi ngày.

▶ Luôn gắn kết gia đình và tổ chức, để luôn tạo được sự an tâm, tin tưởng khi gắn bó lâu dài. 

▶ Khi làm việc tại HYPO, để “quản lý thời gian làm việc” đạt hiệu quả cao nhất, bạn hãy xác lập mục tiêu cho mình, lồng ghép mục tiêu của mình với mục tiêu của nhóm, bộ phận và của công ty. Luôn hành động vì mục tiêu chung sẽ phát triển được bản thân và đóng góp cho tổ chức.

▶ Cam kết và uy tín khi nhận việc và thực hiện công việc: Thực hiện công việc hiệu quả và đúng dateline là 2 yếu tố cơ bản làm nên uy tín cá nhân. “Nếu bạn vẫn làm việc như ngày hôm kia thì bạn chỉ nhận được những gì như hôm qua đã nhận,nếu bạn vẫn làm việc như ngày hôm qua thì bạn chỉ nhận được những gì mà trước đó bạn đã nhận, nếu bạn vẫn làm việc như trước đó thì bạn cũng chỉ nhận được những gì như cũ thôi”. 

5. Giao tiếp ứng xử trong công việc và ở nơi làm việc:

– Không nên nói tục, chửi bậy: không nói với thái độ hung hăng, nhiếc móc, nói bóng gió mỉa mai, chì chiết nặng lời đối với đồng nghiệp (kể cả với cấp dưới với người ít tuổi).

– Nên xưng hô văn hóa: Anh/ chị/ em; Bạn/ Tôi; cậu/ tớ đúng theo tuổi tác, không nên mày/tao. 

– Trao đổi, chuyện trò giữa các đồng nghiệp trong công ty: nên cởi mở, thẳng thắn, dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác và nên tôn trọng nguyên tắc: Tôn trọng, tin tưởng, sẵn sàng tiếp nhận phản hồi.

– Nói lời cảm ơn: khi được hỗ trợ, tư vấn, giúp đỡ; quan tâm.

– Kể cả khi gặp khó khăn: trong công việc, bức xúc cá nhân cũng không nên bày tỏ thái độ thái quá: Giận dữ, nói năng thiếu hòa nhã, vùng vằng hay mỉa mai nhau.

 Không nên tụ tâp bàn tán, bình luận về đồng nghiệp. Không nên phân biệt phòng này, phòng kia, phòng này nói không tốt về phòng kia, đổ lỗi và chì chiết nhau kể cả khi bạn nghĩ rằng cần mổ xẻ để rút kinh nghiệm thì cũng nên chọn cách góp ý tế nhị, góp ý trao đổi riêng với đồng nghiệp, phòng ban đó, hoặc nếu là vấn đề quan trọng, liên quan đến công ty bạn có thể thông qua người lãnh đạo cao nhất để có sự tư vấn, can thiệp kịp thời.

– Giao tiếp điện thoại trong văn phòng: Không nói chuyện việc riêng trong phòng làm việc, nói đủ nghe, không nói quá to, nên ra khu vực hành lang hoặc phòng họp để nói chuyện điện thoại khi cần trao đổi điện thoại quá 10 phút.

– Nếu cần trao đổi nhóm: nên ra khu vực phòng họp để trao đổi tránh ảnh hưởng đến cá nhân,phòng ban khác.

– Với nhân viên mới: cần thể hiện sự thân thiện, từ việc chào hỏi một cách cởi mở, thái độ dễ gần và sẵn sàng giúp đỡ về mặt công việc khi cần… đều là những cử chỉ cần thiết giúp người mới cảm nhận được môi trường làm việc thân thiện để họ tự tin bộc lộ năng lực, hơn nữa cũng là thể hiện nét văn hóa của cộng đồng HYPO.

– Giao tiếp, ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau:

▶ Nên giữ thái độ tôn trọng, trung thực, hòa nhã, thân thiện, hợp tác.

▶ Nên xem những người đồng nghiệp của mình như những người bạn đồng hành cùng nhau chia sẻ công việc và tận hưởng thành công.

– Giao tiếp ứng xử giữa câp Quản lý với nhân viên câp dưới:

▶ Đối xử công bằng, quan tâm động viên nhân viên kịp thời, hướng dẫn, đào tạo chia sẻ và góp ý kịp thời. Nhân viên yếu kém một phần lỗi do quản lý thiếu sát sao hoặc chưa có sự đào tạo, hướng dẫn chi tiết.

▶ Có thái độ đúng mực để nhân viên có thể trình bày, trao đổi những suy nghĩ, thắc mắc và yêu cầu của họ.

▶ Động viên, khen ngợi nhân viên khi cần thiết, và đặc biệt thật tế nhị khi khiển trách, góp ý với nhân viên, không nên nặng lời với nhân viên trước mặt người khác, động viên và chia sẻ với nhân viên khi gặp khó khăn về công việc.

▶ Cấp trên không nên mắng hay nhắc việc cấp dưới trước mặt đồng nghiệp khác hoặc nhân viên của họ để giữ gìn uy tín cho họ.

– Giao tiếp, ứng xử giữa nhân viên với cấp trên:

▶ Nên có thái độ tôn trọng, thẳng thắn, trung thực trong ứng xử, tuân thủ mệnh lệnh công việc được giao.

▶ Không nên có thái độ phản ứng gay gắt khi bất đồng quan điểm với cấp trên, hãy bình tĩnh và khéo léo bày tỏ quan điểm để cấp trên hiểu được mong muốn và suy nghĩ của bạn.

▶ Nếu vấn đề mà nhân viên đưa ra không được cấp trên giải quyết thỏa đáng (theo suy nghĩ và quan điểm của nhân viên), nhân viên có quyền trình bày vấn đề đó theo mô hình “vượt cấp” là gặp cấp cao hơn hoặc gặp Tổng Giám đốc.

▶ Điều tối kỵ và cần tránh gây bất hòa, cãi vã với cấp trên khi ý kiến của bạn không được chấp nhận điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp.

6. Văn hóa giao tiếp với khách hàng:

– Nguyên tắc giao tiếp với đối tác, khách hàng.

▶ Tôn trọng, lắng nghe ý kiến của khách. Niềm nở thân thiện, biết thuyết phục và tạo sự tin tưởng ở khách hàng.

▶ Tìm hiểu những tập quán, phong tục, thị hiếu, thẩm mỹ của các đối tác, đối tượng khách phục vụ.

▶ Khi khách hàng chưa hài lòng nên hiểu là còn cơ hội để nhìn nhận, học hỏi và cải thiện sản phẩm dịch vụ của công ty.

– Với những sự kiện tri ân, gặp mặt trực tiếp hành khách: cần phải có thái độ tiếp đón, phục vụ ân cần, niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tận tình và chu đáo.

– Không nên làm ngơ với những khó khăn của đồng nghiệp: đặc biệt khi được kêu gọi nên tham gia ủng hộ người gặp hoạn nạn, khó khăn nên nhiệt tình trong khả năng cho phép.

7. Hoạt động nâng cao đời sống tinh thân CBNV:

– Các hoạt động tâp thể: liên hoan, lễ kỷ niệm, du lịch hè, tổng kết năm… Teambuiding: Nguyên tắc Không quá tiết kiệm nhưng không nên lãng phí, cho dù đó là của công ty, của cá nhân nào đó, nên ăn vừa đủ, chơi vừa tầm.

▶ Nên phát huy tinh thần làm việc nhóm, công việc chia sẻ cho nhiều người, mỗi người góp sức 1 việc vừa vui, vừa không quá tải cho 1 số người.

▶ Đặc biệt đội ngũ trình dược viên là những người thân ở xa, lâu lâu mới về chứ không phải là khách, nên gạt bỏ tâm lý khách sáo, nên tham gia nhiệt tình, tích cực chia sẻ và hỗ trợ anh em văn phòng để có một sự kiện trọn vẹn thành công và vui vẻ. Làm hết sức, ăn chơi cũng phải hết mình bởi vậy, nhân các sự kiện mang tính tập thể, bạn đừng nên khép mình, hãy vui vẻ, hòa đồng, gắn kết với đồng nghiệp.

▶ Tham gia nhiệt tình các chương trình văn nghệ quần chúng, teambuiding; game show vui vẻ hài hước….

– Quan tâm, chia sẻ với đồng nghiệp khi gặp khó khăn:

▶ Niềm vui cũng cần được chia sẻ, cũng nên chúc mừng, bởi vậy kể cả với việc vui mừng cũng nên có những lời chúc mừng chia sẻ từ các đồng nghiệp.

▶ Không nên làm ngơ với những khó khăn của đồng nghiệp, đặc biệt khi được kêu gọi nên tham gia ủng hộ người gặp hoạn nạn, khó khăn nhiệt tình trong khả năng cho phép.

  Hy vọng rằng mỗi cá nhân là một cá thể văn hóa để góp phần xây dựng “Tập thể Văn hóa – HYPO”. “Mọi Nhân viên tự hào về văn hóa Công ty dựa trên các chuẩn mực cùng nhau xây dựng, lấy văn hóa làm nền tảng hoàn thành công việc”.